POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

OBJETIVO: Garantizar la confidencialidad y debido manejo de la información personal que obtiene UGASEND S.A. con motivo del desarrollo de las actividades propias del centro.

ALCANCE: Comprende los datos personales de personas naturales registrados en las bases de datos que mantiene Ugasend S.A., relativas a colaboradores, accionistas, proveedores y Usuarios/Pacientes, los cuales sean susceptibles de tratamiento.

GENERALIDADES

NORMATIVIDAD APLICABLE

Ley Estatutaria 1581 de 2012: Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

Decreto 1377 de 2013: Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.

PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En el desarrollo, interpretación y aplicación de la Ley 1581 de 2012 se aplicarán, de manera armónica e integral, los siguientes principios:

a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.

g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

ACTIVIDADES

1. LINEAMIENTOS DE LA POLÍTICA

La política de tratamiento de datos personales de UGASEND S.A., esta definida por los siguientes lineamientos:

Esta Política deberá cumplir en todo momento con lo establecido en las normas vigentes aplicables, y estará a disposición de los Titulares y terceros para su consulta.
UGASEND S.A. es el Responsable del Tratamiento de los Datos Personales que sean recolectados por sus colaboradores, por terceros a quienes hubiese encargado para tal, o por cualquier otro medio que disponga para este fin.
Los datos Personales recolectados y mantenidos en las Bases de Datos serán manejados bajo estrictas medidas de seguridad y confidencialidad.
Cuando esta Política sufra algún cambio será necesario notificar a los Titulares de los Datos Personales dicho cambio. Dicha modificación se podrá realizar a través de los medios de comunicación dispuestos por la organización.
Será necesario solicitar y conservar la prueba de las autorizaciones otorgadas.
En cumplimiento de sus obligaciones legales, UGASEND S.A. podrá suministrar la información personal a entidades judiciales o administrativas.

2. AUTORIZACIÓN

UGASEND S.A. en su condición de responsable del tratamiento de datos personales requiere autorización previa autorizada expresamente por el titular, para lo cual genera los mecanismos oportunos y necesarios para tal fin, mediante documento físico o electrónico, garantizando en todo caso que pueda ser objeto de verificación posterior.

3. CONTENIDO DE LAS BASES DE DATOS

UGASEND S.A. registra y conserva datos personales o cualquier otra información relacionada con el titular, que puede incluir pero no limitarse a:

Nombre completo, direcciones, números de teléfono y correo electrónico
Género, fecha y lugar de nacimiento
Número de identificación personal, nacionalidad y país de residencia
Información personal de acompañante o responsable del paciente
Información necesaria para facilitar el contacto, incluyendo información familiar o laboral.
Empresa aseguradora y plan de beneficios al cual tiene derecho el paciente
Identificación, representación y existencia en caso de personas jurídicas
Historia laboral y académica,
Datos sensibles requeridos por la naturaleza de la relación laboral (fotografía, conformación del grupo familiar, datos biométricos).

Esta información se obtiene a través de las siguientes fuentes:

Con ocasión a los servicios de salud prestados;
En los procesos de facturación;
En los procesos de actividades comerciales
En el ejercicio de procesos laborales

4. FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

UGASEND S.A. hace uso de los datos personales de los Titulares de con la siguiente finalidad:

Facilitar el contacto con los Titulares en virtud de sus necesidades de atención en salud.
Desarrollo y control de la relación comercial entre los titulares y UGASEND S.A.
Medición de niveles de satisfacción
Realización de encuestas, recordatorios e invitaciones a eventos, ejecución de campañas de fidelización, ofrecimiento de servicios, comunicación de noticias del centro y otros fines lícitos de orden comercial;
Atención y respuesta a peticiones quejas y reclamos de los titulares de los datos y de las autoridades y demás usos administrativos, legales, comerciales o publicitarios necesarios para el ejercicio de la actividad empresarial de la unidad. o que expresamente sean autorizados por los titulares.

5. DERECHOS DE LOS TITULARES

En concordancia con el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

6. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

En esta Política se identifica como Responsable de los datos personales a:

Razón Social: Unidad de Gastroenterología y Endoscopia Digestiva

Sigla: UGASEND S.A.

NIT: 800161687-1

Dirección: Cra. 30 Corredor Universitario #1-850 4 Piso Torre Diagnóstico – Puerto Colombia – Atlántico

Teléfonos: 6053850055 – 6053885199

E-mail: gerencia@ugasend.com

Web: www.ugasend.com

7. PROCEDIMIENTO PARA ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN.

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de radicación. Cuando no fuere posible atender una consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en las bases de datos que gestiona UGASEND S.A. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley aplicable, podrán presentar una petición o reclamo ante el Responsable del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas, amparadas en la Ley 1581 de 2012:

a) El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

b) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

c) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

8. VIGENCIA

El presente Manual rige a partir del 12 de Mayo de 2017, UGASEND S.A. podrá modificar esta Política en cualquier momento, notificando a los Titulares sobre cualquier cambio a través de su página web y en los otros medios que disponga.